LAPORAN
HASIL
PRAKTEK KERJA INDUSTRI
DI
BAGIAN PEMERINTAHAN
SEKRETARIAT
DAERAH KABUPATEN PURWOREJO
DISUSUN
OLEH :
1. Sri Rahayu (XII
AP 1)
2. Lily Asmawati (XII
AP 2)
3. Novita Sari (XII
AP 3)
LEMBAR PENGESAHAN I
Laporan
ini dengan judul “HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN
DI BAGIAN PEMERINTAHAN SEKRETARIAT
DAERAH KABUPATEN PURWOREJO”, telah disahkan pada :
Hari,
tanggal :
Tempat : SMK Negeri 2 Purworejo
Jalan
Krajan 1 Semawungdaleman, Kutoarjo, Purworejo
Ketua
Kompetensi
Keahlian
AP
LAILLA
TRI WAHYUNINGSIH, S.Pd
NIP.
19711107 200501 2 006
|
Pembimbing
Dra.
RAHAYU SULISTYOWATIHADI
NIP.
19640506 199403 2 004
|
Mengetahui
Kepala
Sekolah
Drs.
SUHIRMAN, M.Pd
NIP.
19590816 198703 1 011
LEMBAR PENGESAHAN II
Laporan
ini dengan judul “HASIL PRAKTEK KERJA LAPANGAN
DI BAGIAN PEMERINTAHAN SEKRETARIAT
DAERAH KABUPATEN PURWOREJO”, telah disahkan pada :
Hari,
tanggal :
Tempat : Bagian Pemerintahan Setda Kabupaten Purworejo
Jalan Proklamasi No 2 Purworejo
Kepala
Bag. Pemerintahan
KENDRASMOKO,
S.Sos, M.Si
NIP.
19600911 198607 1 002
|
Instruktur DU / DI
PURWANTO,
S.Sos
NIP.
19621117 198607 1 001
|
MOTTO
v Sesali
masa lalu karena ada kekecewaan dan kesalahan – kesalahan, tetapi jadikan
penyesalan itu sebagai senjata untuk masa depan agar tidak terjadi kesalahan
lagi.
v Kalau
hari ini kita menjadi penonton bersabarlah menjadi pemain esok hari.
v Buatlah
kesan, yang baik hari ini yang lebih baik dari hari-hari yang lalu dan
percayalah bahwa esok akan lebih baik dari hari sekarang.
v Badai
pasti berlalu, esok mentari kan bersinar.kegagalan Takan selamanya menyelimuti
kita, dan esok pasti kan kita dapatkan kesuksesan yang kita impikan.
v Jadikan
musibah sebagai anugerah
v Halangan
adalah penyemangat untuk meraih semua kesuksesan
v Nasehat
yang baik terkadang sangat menyakitkan
v Ketika
kerjamu tidak dihargai, maka saat itu kau sedang belajar tentang ketulusan.
Ketika usahamu dinilai tidak penting,
maka saat itu kau sedang belajar tentang keikhlasan.
Ketika hatimu terluka sangat dalam, maka
saat itu kau belajar tentang memaafkan.
Ketika kau harus lelah dan kecewa, maka
saat itu kau sedang belajar tentang kesungguhan.
Ketika kau merasa sepi dan sendiri, maka saat itu kau
sedang belajar tentang ketangguhan.
LEMBAR
PERSEMBAHAN
Laporan
ini dipersembahkan kepada :
1. Bapak
Drs. Suhirman, M.Pd sebagai Kepala SMK Negeri 2 Purworejo.
2. Ibu
Lailla Tri Wahyuningsih, S.Pd selaku Ka. Kompetensi Keahlian Administrasi
Perkantoran.
3. Ibu Dra. Rahayu Sulistyohadi selaku pembimbing.
4. Kepala
Bag. Pemerintahan, Kasubbag dan staf Bagian Pemerintahan Setda Kab. Purworejo.
5. Kedua
orang tua yang telah mendukung.
6. Seluruh
pembaca yang budiman.
KATA PENGANTAR
Alhamdu lillahi rabbil-‘aalamiin. Segala puja dan puji hanya kepada
Allah SWT. atas segala nikmat yang selalu dilimpahkan kepada hamba-Nya, baik
nikmat yang tanpa diminta maupun yang dengan sengaja diminta dari-Nya, sehingga
pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Praktek Kerja Lapangan ini.
Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan di Bagian
Pemerintahan Setda Kabupaten Purworejo ini dilakukan untuk memenuhi salah satu
persyaratan pendidikan SMK Negeri 2 Purworejo Jurusan Administrasi Perkantoran,
sekaligus melatih siswa bekerja dilapangan. Namun demikian, sangat disadari
bahwa program-program yang dilaksanakan dalam Praktek Kerja Lapangan ini tak
lepas dari kesalahan dan kekurangan, sehingga diharapkan dapat diperbaiki dan
disempurnakan oleh siswa PKL selanjutnya.
Dan adanya kesempatan hal ini, penyusun
menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak
Drs. Suhirman, M.Pd sebagai Kepala SMK Negeri 2 Purworejo.
2. Ibu
Lailla Tri Wahyuningsih, S.Pd selaku Ketua Kompetensi Keahlian Administrasi
Perkantoran.
3. Ibu Dra. Rahayu Sulistyohadi selaku pembimbing.
4. Kepala
Bag. Pemerintahan , Kasubbag dan staf Bagian Pemerintahan Setda Kab. Purworejo.
5. Kedua
orang tua yang telah mendukung.
6. Seluruh
pembaca yang budiman.
Akhir kata, semoga dengan adanya
Pendidikan sistem ganda ini bisa memberikan manfaat kepada pembaca
sekalian dan khususnya penulis. Namun kami menyadari atas kekurangan yang
ada dalam laporan ini dan penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca
demi kesempurnaan penulis laporan-laporan berikutnya.
Penyusun
DAFTAR ISI
LEMBAR
PENGESAHAN I ………………………………………………………….… i
LEMBAR
PENGESAHAN II
…………………………………………………………… ii
MOTTO…………………………………………………………………………………… iii
LEMBAR
PERSEMBAHAN……………………………………………………………. iv
KATA
PENGANTAR……………………………………………………………………. v
DAFTAR
ISI……………………………………………………………………………… vi
BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………………… 1
A. Latar Belakang
………………………………………………………………………… 1
B. Pengertian
…………………………………………………………………….……….. 1
C. Tujuan …………………………………………………………………………………. 1
D. Sasaran
………………………………………………………………………………… 2
E. Dasar
Landasan Hukum ……………………………….………………………………. 3
F. Tujuan Pembuatan Laporan
…………………………………………………………… 3
BAB II URAIAN UMUM ………………………………………………………………... 4
A. Visi dan Misi Bagian Pemerintahan Setda Kabupaten Purworejo……………………… 4
B. Tugas Pokok…………………………………………………………………….………. 4
C. Fungsi ……………………………………………………………………...…………… 4
D. Kepegawaian……………………………………………………………………...…….. 5
BAB III URAIAN KHUSUS……………………………………………………………... 6
A. Uraian Teoritas………………………………………………………………………….. 6
B. Persiapan kerja………………………………………………………………………...…6
C. Proses Kerja ……………………………………………………………….……….…... 7
D. Pembahasan……………………………………………………………………... ……... 7
BAB IV PEMBAHASAN LAPORAN KEGIATAN ………………………………….. 13
A. Persiapan………………………………………………………………………………... 13
B. Pelaksanaan……………………………………………………………………...……... 13
C. Hasil-hasil yang diperoleh…………………………………………………………........ 13
BAB V PENUTUP……………………………………………………..………………… 15
A. Kesimpulan……………………………………………………………………………... 15
B. Saran…………………………………………………………………………………..... 15
C. Penutup ……………………………………………………………………………….... 16
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………….… 17
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Tuntutan
DU/DI terhadap keberadaan produk SMK khususnya Kelompok
Administrasi perkantoran dewasa ini setiap saat semakin meningkat teutama
hal yang berkaitan dengan kwalitas dan kemampuan lulusan dalam persaingan bebas
di pasar-pasar yang ada sekarang ini. Guna mengembangkan SDM hasil
tamatan SMK agar dapat diserap dilapangan kerja, harus melaksanakan
studi banding antara teori di sekolah dengan praktek di lapangan.
Untuk mewujudkan kegiatan
tesebut maka para siswa dituntut melaksanakan praktek kerja di
lapangan sehingga apa yang di dapat di sekolah dapat direalisasikan
melalui sikap dan divisualisasikan di dunia kerja sehingga harapan untuk
berkompetensi di pasar bebas juga pasar kerja tidak ketinggalan dan
pengangguran dapat di tekan.
Praktek Kerja Lapangan
merupakan suatu kegiatan di mana para siswa melaksanakan
kegiatan prakek di Dunia Usaha dan Instansi, untuk memperoleh
pengalaman langsung di dunia kerja.
B. Pengertian
Praktek Kerja Lapangan merupakan
salah satu kegiatan intrakulikuler yang dilaksanakan oleh Peserta Didik Sekolah
Kejuruan, mencakup pengalaman kerja dan tugas lain yang sesuai dengan program
keahliannya masing-masing.
C. Tujuan
Praktek Kerja Lapangan ditunjukan untuk membentuk agar
memiliki proposionalitas kerja antara lain:
1. Meningkatkan, memperluas, dan
menetapkan keterampilan membentuk kemampuan Peserta Didik sebagai bekal untuk
memasuki lapangan kerja yang sesuai dengan program keahlian dan disiplin
ilmunya.
2. Menumbuh kembangkan dan memanfaatkan propesional kerja yang
diperlihatkan Peserta Didik untuk memasuki lapangan kerja sesuai bidangnya.
3. Meningkatkan pengenalan Peserta
Didik pada aspek-aspek usaha yang potensial dengan lapangan kerja antara lain :
struktur organisasi usaha, asosiasi usaha, jenjang karir dan menengah usaha.
4. Memberikan kesempatan kepada Peserta
Didik untuk memasyarakatkan diri pada sesuatu atau iklim lingkungan kerja yang
sebenarnya, baik sebagai pekerja penerima upah maupun sebagai pekerja mandiri,
terutama yang berkenaan dengan disiplin kerja.
5. Meningkatkan, memperluas dan
memantapkan proses penyerapan teknologi baru dari lapangan ke sekolah dan
sebaliknya.
6. Memperoleh masukan dan umpan balik
untuk memperbaiki dan mengembangkan kesesuaian pendidikan kejuruan.
7. Menjalin kerja sama dengan dunia
usaha secara institusional untuk memberi peluang masuk dan ditetapkannya
alumni.
Ø Tujuan Umum
a. Menghasilkan
tenaga kerja yang memiliki keahlian yang profesional, yaitu tenaga kerja yang
memiliki tingkat pengetahuan, ketrampilan dan etos kerja yang sesuai dengan
tuntutan dunia kerja.
b. Memperkokoh
Link and Match kesesuaian kecocokan antara program sekolah dan tuntutan dunia
kerja.
c. Meningkatkan efisiensi prosespendidikan dan pelatihan
tenaga kerja yang berkualitas/profesional.
d. Memberikan
pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai proses pendidikan
Ø Tujuan Khusus
a. Menyiapkan
para siswa untuk belajar bekerja secara mandiri, bekerja dalam suatu tim dan
mengembangkan potensi serta kreatifitas sesuai minat.
b. Meningkatkan
status dan kepribadian para siswa sehingga mereka mampu berintereaksi,
berkomunikasi dan memiliki rasa tanggung jawab serta disiplin yang tinggi.
c. Memberikan kesempatan dan garansi bagi para siswa yang
berpotensi untuk menjadi tenaga kerja terampil dan produktif berdasarkan
pengakuan standart profesi lapangan kerja.
D. Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai adalah
terbentuknya yang memiliki seperangkat pengetahuan, keterampilan nilai dan
sikap serta pola tingkah laku yamg diperlukan bagi propesinya serta cakap dan
tepat menggunakannya dalam penyelenggaraan menejemen baik di sekolah maupun
diluar sekolah.
E.
Dasar Landasan Hukum Praktek Kerja
Lapangan
Praktek Kerja Lapangan wajib diikuti
oleh setiap Peserta Didik yang ada di lingkungan SMK N 2 Purworejo dengan
berpedoman:
1. Kebijakan pemerintah yang tertuang
pada Garis-garis Besar Haluan Negara, bahwa tujuan Pendidikan Menengah Kejuruan
adalah menghasilkan manusia pembangunan yang mampu berperan dalan sektor
pembangunan.
2. Sadar akan terdapatnya saling ketergantungan
yang tak dapat dihindari antara pendidikan menengah kejuruan di suatu pihak dan
dunia kerja di pihak lain.
3. Misi pembangunan, manusia yang mampu
berperan sebagai tenaga terampil tingkat menengah yang layak kerja secara
sistematis dalam Garis-garis Besar Program Pengajaran (GBPP) berbagai Program
Keahlian dalam KTSP SMK Tahun 2006 serangkaian mata pelajaran program keahlian
yang mendukung tercapainya tujuan suatu program keahlian dilaksanakan dalam
waktu dan jumlah kredit yang memadai, sebagaimana tertera dalam struktur
program keahlian yang bersangkutan.
Beberapa
peraturan yang perlu di antisipasi berlakunya karena digunakan sebagai dasar
perkembangan dan pelaksanaan kurikulum SMK adalah peraturan yang akan
menggantikan peraturan dan SK/Kepmen di bawah ini :
1. Undang-undang
No. 2 Tahu 1989 tentang Sistim Pendidikan Nasional
2. Peraturan
Pemerintah No. 29 Tahun 1990 tentang Pendidikan Nasional
3. Peraturan
Pemerintah No. 39 Tahun 1992 tentang Peran Serta Masyarakat dalam Pendidikan
Nasional
4. Keputusan Mendiknas No. 080/U/1993 tentang Kurukulum
SMK.
F.
Tujuan Pembuatan Laporan
1) Sebagai salah satu bentuk latihan,
dalam menghadapi Uji Kompetensi pada akhir Proses Pembelajaran
2) Sebagai salah satu tugas yang di
syaratkan untuk menempuh UAS/UN
3) Menambah
wawasan tentang penulisan karya ilmiah
4) Untuk
memonitoring perkembangan dalam kegiatan di dunia industri
BAB II
URAIAN UMUM
1.
2.
A.
Visi dan Misi Bagian Pemerintahan
Setda Kabupaten Purworejo
1. VISI
"Mendukung Pelayanan dibidang Kepemerintahan yang baik dan
akuntabel "
2. MISI
1.
Mewujudkan tertib administrasi dan bahan perumusan
kebijakan Bupati dibidang Pemerintahan umum , desa dan kelurahan , pengembangan
otonomi daerah dan kerjasama serta pertanahan .
2.
Menyusun sistem administrasi pemerintahan melalui
penyelenggaraan koordinasi pelaksanaan kegiatan secara terpadu dibidang
Pemerintahan umum , desa dan kelurahan , pengembangan otonomi daerah dan
kerjasama serta pertanahan .
3.
Meningkatkan kualitas pelayanan , penyelenggaraan
adminsitrasi, pembinaan , evaluasi serta pengendalian dibidang Pemerintahan
umum , desa dan kelurahan , pengembangan otonomi daerah dan kerjasama serta
pertanahan .
B.
Tugas Pokok
Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan , pengkoordinasian
pelaksanaan secara terpadu , penyelenggaraan administrasi , pembinaan ,
evaluasi serta pengendalian dibidang pemerintahan yang meliputi pemerintahan
umum , desa dan kelurahan , pengembangan otonomi daerah dan kerja sama , serta
pertanahan .
C.
Fungsi
1.
Penyiapan bahan perumusan kebijakan , pengkoordinasian
pelaksanaan secara terpadu , penyelenggaraan administrasi , pembinaan, evaluasi
serta pengendalian dibidang pemerintahan umum , desa dan kelurahan .
2.
Penyiapan bahan perumusan kebijakan , pengkoordinasaian
pelaksanaan secara terpadu , penyelenggaraan administrasi , pembinaan ,
evaluasi serta pengendalian dibidang pengembangan otonomi daerah dan kerjasama
.
3.
Penyiapan bahan perumusan kebijakan , pengkoordinasian
pelaksanaan secara terpadu , penyelenggaraan administrasi , pembinaan ,
evaluasi serta pengendalian dibidang pertanahan .
4.
Pengelolaan tata usaha Bagian Pemerintahan .
5.
Pelaksanaan tugas kedinasan yang lain yang diberikan
oleh Asisten Sekretaris Daerah Bidang Pemerintahan sesuai dengan tugas pokok
dan fungsi .
D.
Kepegawaian
Bagian Pemerintahan merupakan suatu bagian yang menangani
kepentingan masyrakat agar terpenuhi dengan baik.
Fungsi dan Tugas Bagian
1. Kepala Bagian Pemerintahan
Tugas-tugasnya adalah :
a)
Menandatangani
surat masuk, surat keluar dan surat-surat lainnya seperti surat tugas.
b)
Menghadiri rapat yang bersangkutan.
c)
Mengawasi dan mengarahkan cara kerja anggota yang
bersangkutan.
d)
Bertanggung
jawab terhadap anggota dan hasil kerjanya.
e)
Memberi
disposisi.
2. Kasubag Pemerintahan Umum
Tugas-tugasnya adalah:
a)
Menangani
masalah Kepemerintahan
b)
Membuat
Surat Keputusan Bupati
c)
Menangani
masalah – masalah yang berkaitan denga pemerintahan desa, kecamatan, kelurahan.
3. Kasubag OTDA (Otonomi Daerah)
Tugas-tugasnya
adalah:
a)
Menangani
masalah Otonomi Daerah
b)
Menangani masalah Kerjasama
4.
Kasubag
Pertanahan
Tugas-tugasnya
adalah:
a)
Menangani
masalah Pertanahan
5. Pelaksana
Tugas-tugasnya
adalah membantu dan melancarkan tugas-tugas para Kasubag di Bagian Pemerintahan.
BAB III
URAIAN KHUSUS
A.
Uraian Teoritas
Secara rinci pengetahuan yang di
terima di bangku sekolah ada perbedaan dengan pekerjaan kantor. Di sekolah yang
Peserta Preaktek yang harus di pahami adalah bidang keahlian Bisnis dan
Manajemen hanya pada Jurusan Administrasi Perkantoran saja, sedangkan dalam
pelaksanaannya kita memegang kegiatan lain walaupun tidak terlalu jauh dari
jurusan. Dan dari hal itu, Peserta khususnya kami harus dapat memahami bahkan
mendalami bidang yang lainnya, dan akhirnya kami juga mampu memahami dan
menambah sedikit keahlian selain pada yang diterapkan dibangku sekolah.
Dalam hal ini, penyusun berusaha menguraikan
yang kami peroleh dari pelajaran dibangku sekolah dan pelaksanaannya di dunia
kerja selama empat (4) bulan dengan dua
(2) tahap di Bagian Pemerintahan SETDA Kab. Purworejo
B.
Persiapan
Kerja
Persiapan
kerja yang dilakukan Peserta Praktek Kerja Lapangan sama dengan apa yang
dilakukan oleh Karyawan Karyawati yaitu enam (6) hari kerja dengan jadwal
sebagai berikut :
Hari
|
Pukul
|
Datang
|
Pulang
|
Senin
s.d Kamis
|
07.00
WIB
|
13.30
WIB
|
Jumat
|
07.00
WIB
|
11.00
WIB
|
Sabtu
|
07.00
WIB
|
12.30
WIB
|
Perubahan
jadwal hari kerja mulai 1 Agustus 2013 menjadi lima hari kerja dengan jadwal
sebagai berikut :
Hari
|
Pukul
|
Datang
|
Pulang
|
Senin
s.d Kamis
|
07.30
WIB
|
16.00
WIB )* / 14.30 WIB
|
Jumat
|
07.30
WIB
|
16.00
WIB )* / 14.30 WIB
|
)* bagi karyawan
C.
Proses
Kerja
Dalam melaksanakan kegiatan, pertama diberi
pengarahan dan bimbingan oleh Pembimbing tentang tahapan kerja, lingkungan
kerja dan penempatan kerja dalam kegiatan tempat yang telah diberikan, kami
diberikan arahan tentang pekerjaan yang harus dilakukan.
Dalam pelaksaan kegiatan pelaksaan
PRAKERIN yang telah kami laksanakan selama jangka waktu kurang lebih 4 bulan di
Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kabupaten Purworejo diantaranya:
1.
Memasukan
surat masuk ke dalan buku Agenda dan Undangan
2.
Menyimpan
surat keluar dalam Dokumen Surat Keluar sesuai dengan Periode yang bersangkutan
3.
Mensetempel
Surat.
4.
Mengantar
Surat Undangan Ke Berbagai Bagian.
5.
Mengcopy Surat.
6.
Menomori
Surat Keluar .
7.
Mengantar
Surat ke kantor Pos.
8.
Menyinpan
Surat Keluar dalam dokumen surat keluar.
9.
Menerima
Tamu.
10.
Menerima
Telepon.
D.
Pembahasan
Bagian Pemerintahan
adalah suatu bagian yang menangani
kepentingan masyrakat dan menangani surat-surat dari beberapa Instansi yang
terkait dan yang kami lakukan selama Praktek Kerja Lapangan yaitu mencatat
hal-hal sebagai berikut:
1.
Surat
Masuk
Adalah
surat yang ditujukan ke Bagian Pemerintahan dan Instansi lain. Surat masuk
dicatat oleh TU dan surat masuk tersebut diterima TU dari Kepala Asisten Pemerintahan
(Ass. I) atau dari bagian-bagian Instansi terkait untuk diserahkan kepada
Kepala Bagian Pemerintahan.
Sebelum surat masuk
diserahkan kepada Kepala Bagian Pemerintahan, terlebih dahulu surat masuk
tersebut dicatat ke dalam buku agenda, untuk mencatat Tanggal/Nomor Surat,
Perihal dan Asal Surat kemudian disusul Kartu Disposisi dan Surat Masuk
tersebut diteruskan kepada pihak yang dituju.
2.
Surat
Keluar
Adalah surat yang
dibuat oleh Bagian Perekonomian itu sendiri untuk ditujukan kepada
bagian-bagian atau Instansi-instansi lain yang dituju. Sebelum surat tersebut
diserahkan pada Instansi lain, kami membuat surat tersebut menjadi rangkap dua.
Rangkap yang pertama diserahkan kepada bagian Arsip untuk meminta surat keluar
kemudian sebelum surat tersebut diserahkan kepada bagian-bagian atau Instansi
terkait, maka terlebih dahulu tulis surat tersebut kedalam buku ekspedisi,
kemudian surat tersebut dapat langsung diserahkan kepada bagian-bagian atau
Instansi yang dituju sesuai dengan tujuan surat tersebut.
3.
Mengarsip Surat
Langkah-langkahnya yaitu :
Ø Meneliti
dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk
disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/release mark ). Tanda pelepas surat
biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk
menyimpanan surat.
Ø Mengindeks
atau memberi kode surat tersebut.
Indeks/ kode
surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
Ø Menyortir
atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan
surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya
dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
Ø Menyimpan
surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan
surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief
ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari
arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
Ø Menata
arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
4.
Mengantar
Surat
Surat diantar sesuai dengan alamat
yang tertera pada amplop surat.
5.
Undangan
Adalah
surat yang berisi perihal, tempat dan waktu yang akan di bahas dalam suatu
rapat yang telah disebutkan dalam undangan. Undangan yang ditunjukan kepada
Kepala Bagian Perekonomian dan Penanaman Modal, terlebih dahulu dicatat dalam
buku undangan guna untuk mencatat hari, tanggal waktu dan tempat kegiatan
tersebut berlangsung, mencatat asal surat tersebut. Kemudian diberi kartu
disposisi dan diteruskan kepada pihak yang dituju atau pihak yang dimaksud.
6.
Buku
agenda
Adalah buku
catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor
jawatan.
Ada
tiga macam buku agenda, yaitu sebagai berikut :
1.
Buku Agenda Tunggal,
yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar
sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) dalam satu halaman.
2.
Buku Agenda Kembar,
yaitu buku agenda untuk mencatat surat
masuk dan keluar secara terpisah/sendiri-sendiri.
3.
Buku Agenda Berpasangan,
yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam
satu buku dimana halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan sebelah
kanan untuk mencatat surat keluar.
7.
Kartu
Disposisi
Adalah
kartu yang digunakan untuk mencatat nomor index, asal surat, perihal yang
terdapat pada surat setelah surat tersebut dicatat dalam agenda atau undangan.
Kemudian dalam kartu disposisi juga ditulis kepihak mana surat tersebut akan
diteruskan atau ditujukan.
8.
Buku
Ekspedisi
Adalah buku yang digunakan
untuk mencatat tanggal pembuatan surat keluar, nomor surat keluar dan perihal
yang terdapat pada surat keluar tersebut. Selain itu, buku ekspedisi juga
digunakan untuk mencatat nama tiap-tiap bagian Instansi sesuai dengan tujuan
surat tersebut sebagai tanda terima bahwa surat yang dikeluarkan sudah diterima
oleh bagian-bagian atau Instansi yang dituju.
9.
Naskah Dinas
Penciptaan
naskah dinas yaitu proses kegiatan sejak pembuatan draf/konsep pengetikan,
penandatanganan, penomoran sampai naskah tersebut digunakan.
10. Telepon
Ø Pengertian
Etika Bertelepon
Etiket bertelepon adalah tata krama,
sopan-santun,tata pergaulan dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak
telepon) yang meliputi berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat
dan bersahabat.
Ø Hal-hal
penting etika bertelepon adalah
1.
Jangan
biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah angkat.
2.
Dengarkan
mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak penelepon (tidak melamun).
3.
Berkatalah
dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang bisa meyinggungi perasaan
penelpon.
4.
Berikan
respon secara tepat dan lugas.
5. Berbicar sepelunya dengan volume
suara cukup jelas, tegas, lancar serta hangat dan bersahabat.
6. Siapkan perlengkapan seperlunya
ketika akan menelepon, seperti nomor telepon yang dituju, buku catatan, dan
pensil. Setelah itu tanyakan apakah penerima telepon punya waktu untuk
berbicara.
Ø Langkah-langkah
dan teknik menerima telepon.
1. Segeralah angkat jika telepon
berdering.
2. Ucapkanlah salam begitu anda
mengangkat telepon.
3. Bila penelepon menanyakan orang
lain, tanyakan nama dan identitas orang yang dicari.
4. Bila orang yang dituju tidak ada
ditempat maka beritahukan dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk
meninggalkan pesan.
5. Setelah menyelesaikan pembicaraan
dengan penelepon sebaiknya mengucapkan salam, dan jangan meletakkan gagang
telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau
telepon ditutup selama dua atau tiga detik olah penelepon.
Ø Langkah-langkah
dan teknik menelepon
1. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi
2. Tekan nomor telepon yang dituju dan
bila sudah tersambung dan pihak yang dituju sudah menggangkat, ucapkanlah
salam. Sebelum mengutarakan maksud dan tujuan pastikan bahwa nomor yang
dituju benar.
3. Sebutkan identitas diri anda dengan
jelas lalu kemukakan keinginan anda untuk berbicara dengan orang yang dituju.
4. Berikanlah selalu kesan ramah dan
ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.
Ø Cara
menggunakan telepon yang baik
1.
Pegang
gagang telepon dengan baik menggunakan tangan kanan, tempelkan telepon dekat
telinga dengan benar, sebaiknya mikrophone jangan terlalu dekat dengan mulut.
2.
Usahakan
nafas kita saat bicara ditelepon tidak terdengar seperti mendengus.
3.
Ucapkan
salam.
4.
Tanyakan
identitas penelepon.
5.
Gunakan
“Smiling Voice” dan “Pitch Control” selama pembicaraan berlangsung.
6.
Simak
baik-baik pesan dan kalimat penelepon.
7.
Apabila
anda tidak mengerti, tidak ada salahnya anda mengulangi pertanyaan.
8.
Akhiri
pembicaraan dengan salam.
9.
Letakkan
gagang telepon dengan benar dan pas pada posisinya.
11. Pelayanan Tamu
Beberapa petunjuk dalam
menghadapi tamu kantor :
1. Bersiaplah
setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan
percaya diri.
2. Perhatikan
wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu
kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.
3. Bila
sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya
tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat
tangan menyambutnya.
4. Sapalah
tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada yang
bisa saya bantu”.
5. Sebaiknya
usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan kesan
ramah dan menyenangkan.
6. Bila
anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu
merasa benar-benar di perhatikan.
7. Bila
tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan nama
dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari
perusahaan mana?”
12.
Mempersiapkan
Rapat
Yang perlu
disiapkan saat akan mengadakan rapat adalah :
1. Membuat
surat undangan
Surat undangan
dibuat berdasarkan perserta rapat yang akan diundang. Surat undangan tersebut
kemudian akan ditandatangani oleh Kepala Bagian dan dikirim sesuai alamatsurat
yang dituju.
2. Mempersiapkan
ruangan
Salah satu dari
sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam rapat adalah mempersiapkan ruangan
di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum rapat
diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim keluar kepada para anggota.
Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang
akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi diluar kantor, check lagi
jumlah orang yang akan hadir pada rapat yang hendak diselenggarakan karena akan
mempengaruhi jumlah meja kursi yang harus disiapkan sekaligus jumlah snack atau
makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai
dengan keperluan rapat.
3. Mempersiapkan
bahan rapat
Bersamaan waktu
dengan mempersiapkan undangan kepada para peserta rapat, maka Anda harus juga
mempersiapkan bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud.
Bahan-bahan itu dapat berupa acara atau agenda rapat pada waktu itu, hasil
rapat yang lalu, kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas, dll.
Sebaiknya bahan-bahan rapat itu sudah Anda fotocopy sejumlah peserta dan sudah
siap sehari sebelum pelaksanaan rapat.Kegiatan terakhir ini penting guna
memfokuskan peserta dalam kegiatan rapat yang sedang berlangsung. (Dan saya
melihat hal ini sering terlupakan oleh penyelenggara rapat dinas, yakni lupa
memperbanyak bahan-bahan sejumlah peserta rapat.
BAB IV
PEMBAHASAN LAPORAN KEGIATAN
A. Persiapan
Sebelum
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di
Bagian Pemrintahan SETDA Kab. Purworejo maka penyusun terlebih dahulu
mempersiapkan langkah-langkah yang akan dilaksanakan. Adapun uraian persiapan
kerja tersebut sebagai berikut :
1.
Persiapan
mental dalam upaya melaksanakan Orietansi, Observasi dan Adaptasi di Bagian
Pemerintahan SETDA Kab. Purworejo.
2.
Persiapan
fisik selama melakukan praktek kerja lapangan, penyusun senantiasa menjaga
kesehatan dengan sebaik-baiknya.
3.
Mengetahui
tata tertib dan ketentuan-ketentuan yang berlaku di SETDA Kabupaten Purworejo,
serta menerima penghargaan baik dari pimpinan maupun dari pembimbing.
B.
Pelaksanaan
Seluruh
siswa yang mengikuti praktek kerja lapangan harus melaksanakan segala kegiatan
kantor yang dalam pelaksanaannya dibutuhkan ketelitian, keterampilan dari siswa
itu sendiri tanpa harus ada instruksi, agar pelaksanaan Praktek Kerja
Lapangan dapat terselesaikan dengan lancar dan baik. Selain melaksanakan tugas
kegiatan kesekretarisan siswa harus melaksanakan tata tertib yang ada di
instansi tempat pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan. Pelaksanaan kesekretarisan
dilaksanakan seluruh siswa harus betul-betul ditanggung jawabkan, karena
seorang sekretaris selain harus bisa mempertanggung jawabkan yang telah
dilaksanakan, juga harus cekatan dalam memperbaiki jika ada suatu kesalahan.
Agar segala sesuatu yang telah kami laksanakan dapat diterima oleh seluruh
karyawan instansi.
Selain
melaksanakan kegiataan kantor, kami juga senantiasa melaksanakan kedisiplinan
kantor yang ditetapkan di instansi tempat kami praktek, karena dalam suatu
Organisasi baik berupa kantor maupaun perusahaan disiplin merupakan hal yang
sangat penting bagi tercapainya tujuan kantor tersebut.
Dengan
adanya disiplin kerja pegawai dapat melaksanakan tugas pekerjaan dengan
sebaik-baiknya dan disetai tanggung jawab yang tinggi. Dalam melaksanakan Praktek
Kerja Lapangan, kami selalu mengutamakan ketelitian dalam melaksanakan
tugas-tugas yang harus kami laksanakan agar tidak terjadi kesalahan yang
mungkin bisa tejadi, sehingga kami dapat memperbaikinya kembali.
Selain
mengutamakan ketelitian dalam bekerja, kami juga senantiasa mengutamakan
kerjasama diantara kami dalam mengerjakan tugas-tugas yang diberikan sehingga
seluruh tugas dapat terselesaikan dengan cepat dan tidak memakan waktu
yang lama.
Kami
selalu megerjakan tugas dengan berurutan tidak segaligus langsung
dikerjaan, tetapi kami membagi-bagi tugas sesuai dengan kemampuan
masing-masing, sehingga tugas cepat selesai dengan lancar dan baik. Dengan
mengutamakan kerjasama dan ketelitian, akhirnnya kami dapat menyelesaikan
kegiataan Praktek Kerja Lapangan dengan baik dengan tidak telepas dari
bimbingan seluruh kayawan/karyawati yang ada di instansi tempat kami
melaksanakanpraktek kerja lapangan, sehingga kegiatan Praktek Kerja Lapangan dapat
berjalan dengan baik .
C. Hasil-hasil yang diperoleh
Dalam
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan selama jangka waktu 4 bulan banyak hal yang
kami peroleh baik dalam suka maupun duka, dan kami dapat pelajaran semua yang
telah kami laksanakan sehingga pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan tidak
sia-sia, bahkan sebaliknya kami mendapatkan ilmu pengetahuan tentang tata cara
kegiatan kantor yang baik. Selain mendapat ilmu pengetahuan dari kegiatan Praktek
Kerja Lapangan kami dapat mengenal lebih dekat dengan karyawan di lingkungan
SETDA Kabupaten Purworejo yang telah memberikan pengetahuannya kepada kami yang
dapat dijadikan pengalaman jika sudah memasuki dunia kerja nanti.
Dengan
kegiatan Praktek Kerja Lapangan, kami bisa menambah wawasan tentang apa saja
yang harus dikerjakan oleh seorang sekretaris selain melayani pimpinan kami
dapat mengetahui bahwa seorang sekretaris juga harus simple dalam bergaul dan
harus ramah tamah terhadap tamu baik itu baik itu tamu pimpinan maupun karyawan
lain. Kami juga dapat mengetahui tata cara menelepon yang baik.
Kegiatan
Praktek Kerja Lapangan sangat menunjang sekali terhadap pendidikan di sekolah
kejuruan, sebab dengan melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan kami
dapat lebih mematangkan ilmu pengetahuan sehingga kami dapat mengetahui hal-hal
yang bersangkutan dengan ilmu-ilmu kesekretarisan yang dapat kami ambil sebagai
pengalaman untuk persiapan kami menuju dunia usaha atau dunia kerja yang baik
lagi dan untuk menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
bekualitas.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Dari pemaparan diatas, dapat
disimpulkan bahwasannya ketika kita bekerja disuatu perusahaan atau organisasi
dibidang apa saja, sangat menunjang kita dalam berkarir terutama modal dan
berani kerspekulasi dengan kesempatan yang ada untuk menuju kesuksesan.
2. Dimanapun kita bekerja hakekatnya
sama saja, yang terutama harus kita miliki adalah keyakinan kita untuk maju dan
pantang menyerah, juga diperlukannya sportifitas dan kedisiplinan dalam
bekerja.
3. Dalam hal ini, ketika kita bekerja
disuatu perusahaan, kita harus mengetahui fungsi dan tugas, dan mengerti
pekerjaan. Dalam otomotif perlunya pemahaman dalam setiap system kerja mesin
ataupun modifikasi.
B. Saran - saran
Berdasarkan
dari pengalaman Praktek Kerja Lapangan selama 4 bulan di SETDA Kabupaten Purworejo ,
penulis melihat secara langsung khususnya dari segi pelayanan kepada
masyarakat, penulis merasa masih ada kekurangan yang harus diperhatikan dan
ditingkatkan:
1.
Untuk sekolah
a.
Kami berharap agar fasilitas pendidikan yang
belum ada untuk dilengkapi.
b.
Peninjauan
yang lebih ditingkatkan.
c.
Utamakan rasa tanggung jawab dalam
memonitoring siswa PSG.
d.
Adanya
keterkaitan penuh dalam hal informasi antara sekolah dengan instansi.
2.
Untuk Instansi
a.
Tingkat
kedisiplinan kerja karena disiplin kerja merupakan pangkal keberhasilan untuk
meraih prestasi.
b.
Agar
masyarakat dapat meningkatkan kesejahteraan maka perlu adanya kedekatan yang
erat antara pemerintah dan masyarakat maupun sebaliknya.
c.
Adanya
keterkaitan penuh dalam hal informasi antara perusahaan dan sekolah.
d.
Pihak Instansi agar dapat lebih banyak
memberikan pekerjaan yang bermanfaat bagi siswa / siswi, agar jam kerja diisi
dengan penuh tanpa ada waktu kosong yang terbuang percuma.
e.
Pihak Instansi agar dapat
mempertahankan rasa tanggung jawab dalam menjalankan setiap pekerjaan yang
dibebankan.
3.
Penutup
Dan akhirnya
penyusun mengucapkan terima kasih kepada pihak – pihak yang telah membantu
menyelesaikan laporan ini. Harapan penyusun agar laporan ini dapat berguna
dikemudian hari.
Penyusun mohon maaf jika terdapat
kesalahan atau pernyataan yang kurang benar dalam laporan ini, karna manusia
tempatnya salah dan lupa, namun penyuaun mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat membangun guna penyempurnaan pada laporan selanjutnya.
DAFTAR PUSTAKA
NURHASANAH, ENUNG dkk 2005 Laporan Peraktek Kerja
Industri 2004-2005 Tasikmalaya : Giant ”.……… 2003 Administrasi
Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya : Pemda.
ISROAH, M. ST, SITI NURJANAH, S.Pd. 2004 Kompetensi
Dasar Akuntansi 2 Solo Tiga Serangkai.…………. 2003 Tata Cara Penulisan
Karya Tulis Ilmiah Bandung : Depag
